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外事接待礼仪
2016-09-23 18:54   对外交流合作处 审核人:

第一章 礼宾工作和礼仪活动安排

一. 礼宾工作

(一)礼宾工作的基本内容

礼宾工作一般是指在对外交往中有关礼仪,礼貌,礼节方面的工作,主要内容包括礼仪活动,交际礼节,外交特权与豁免三大部分。


(二)礼宾工作的三条原则

平衡原则:就是在对外交往中,对各国做到一视同仁。这已成为国际交往中的一个普遍公认的原则,不按此原则办,就会被认为是歧视。当然,平衡也不是绝对的,有时出于工作上的需要,考虑到特殊情况,也可以搞一点儿区别对待,如接待工作中的破格礼遇等。

对等原则是与平等原则相辅相成的一条原则。

对等原则有时与平衡原则是矛盾的。在发生矛盾的时候,究竟按哪条原则掌握,要考虑我国的对外政策,两国关系和其它一些因素,要注意请示报告,切不可贸然行事。

惯例原则就是在对外交往的礼宾工作中,尊重国际交往中的惯例。

总的要求应是:熟悉章法,周密安排,随机应变,统一指挥,礼貌周到,不卑不亢。


(三)会见,会谈

1. 会见座位的安排

2. 会谈座位的安排

3. 会见和会谈中的几个注意事项

1)提出会见要求,应将要求会见人的姓名,职务以及会见什么人,会见的目的告知对方。接见一方应尽早给予回复,约妥时间。如因故不能接见,应婉言解释。

2)作为接见一方的安排者,应主动将会见(会谈)时间,地点,主方出席人,具体安排及有关注意事项通知对方。作为前往会见一方的安排者,则应主动了解上述情况,并通知有关的出席人员。

3)准确掌握会见,会谈的时间,地点和双方参加人员的名单,及早通知有关人员和有关单位做好必要安排。主人应提前到达。

4)会见,会谈场所应安排足够的座位。如双方人数较多,厅室面积大,主谈人说话声音低,宜安装扩音器。会谈如用长桌,事先安排好座位图,现场安置中外文座位卡,卡片上的字体应工整清晰。

5)如有合影,事先安排好合影图,人数众多应准备架子。合影图一般由主人居中,按礼宾次序,以主人右手为上,主客双方间隔排列。第一排人员既要考虑人员身份,也要考虑场地大小,即能否都摄入镜头。一般来说,两端都由主方人员把边。

6)客人到达时,主人在门口迎候。

7)领导之间的会见,或是会谈,除陪见人和必要的译员,记录员外,其他工作人员安排就绪后均应退出。

8)会见时招待用的饮料,各国不一。


(四)宴请

宴请是国际交往中最常见的交际活动之一。各国宴请都有自己国家或民族的特点与习惯。国际上通用的宴请形式有宴会,招待会,茶会,工作进餐等。举办宴请活动采用何种形式,通常根据活动的目的,宴请对象以及经费开支等各种因素而定。

1. 常见的几种宴请形式

宴会(Banquet Dinner

国宴(State Banquet

正式宴会(BanquetDinner

便宴

家宴

2招待会(Reception

冷餐会(自助餐)(BuffetBuffet-dinner

酒会(又称鸡尾酒会)

茶会(Tea Party

工作进餐按用餐时间分为工作早餐,工作午餐,工作晚餐(Working BreakfastWorking lunchWorking Dinner


(五)参观游览

外国客人到一个国家,无论是访问或是旅游,都会要求参观游览一些项目。长期在一个国家居留和工作的外国人,要了解这个国家的某些情况,也要求经常组织参加一些参观游览。安排参观游览要注意如下几项工作:

项目的选定:1. 参观游览项目的选择,主要考虑几方面因素:根据访问目的,性质,特别是对专业团组,安排参观时更要突出针对性;2. 要结合客人的意愿,兴趣与特点安排。

安排布置:项目确定之后,应做出详细计划。在一些细节和某些具体要求定下来以后,应向接待单位交代清楚,并周知全体接待人员。这样便于大家主动做工作,参观过程中出现临时情况,也便于处理。外宾参观单位不要自行悬挂标语,国旗等,由接待单位安排。

陪同:按照国际交往礼节,外宾进行参观游览,一般都由身份相同的人员陪同。

介绍情况:介绍情况要实事求是,数字,材料要确切。但如有需要保密的内容则不要介绍。参观项目的基本概况尽可能事先印成书面材料发给客人。这既能节约介绍时间,让客人多实地观看,又可以让客人事前对项目有所了解,看起来印象更深,效果更好。


(六)安排文艺演出

重要外宾来访,视情安排专场文艺演出。安排文艺演出前,要了解外宾对文艺节目的爱好,有无禁忌。并了解是否有在政治上比较敏感或来访国外宾在风俗习惯,感情上不能接受的节目。

安排文艺演出,要与文化部门联系,由文化部门提出节目单及报幕词,报有关领导审定。必要时,安排一次彩排,由有关领导和宣传,文化外事等部门对节目进行审查。

文艺演出时间一般安排在一个半小时以内,中场不休息。

视情决定是否引发请柬。印制节目单并译成来访国文字或英文,提前摆放在座位上或外宾入场时发放。

演出结束后一般不宜派我方领导人和外宾上台接见演职人员及合影,不赠送花篮。


第二章  常用国际交往礼节

(一)日常交往中的礼节

1. 遵守时间,不得失约

这是国际交往中极为重要的礼貌。参加各种活动,应按约定时间到达。万一因故不能应邀赴约,要有礼貌地尽早通知主人,并以适当方式表示歉意。失约是很失礼的行为。

2. 尊重老人和妇女

3. 尊重各国风俗习惯

不同的国家,民族,由于不同的历史,宗教情感因素,各有特殊的风俗习惯和礼节,均应予以尊重。新到一个国家或初次参加活动,应多了解,多参观,不懂或不会做的事,可仿效别人。

4.举止

举止落落大方,端庄稳重,表情自然诚恳,和蔼可亲。站立时,身子不要歪靠在一旁,不半坐在桌子或椅子背上。坐时,腿不摇,脚不跷。坐在沙发上不要摆出懒散的姿态。在公共场所不要趴在桌子上,躺在沙发上。走路脚步要轻,遇急事可以加快步伐,不可慌张奔跑。谈话时,手势不要过多,不要放声大笑或高声喊人。在图书馆,博物馆,医院,教堂等公共场所,都应保持安静。在隆重的场合,如举行仪式,听讲课看演出等,要保持肃静。

5. 吸烟

在一些地方,场合,是不允许吸烟的。在公共场所最好不要吸烟。另外,不要边走边吸烟。进入会客室或是私人住宅,办公室等,不知道是否允许吸烟时,可询问一下主人。如有妇女在座,应征得她的同意。

()谈话时的礼节

1. 谈话的表情要自然,语气和气亲切,表达得体。说话时可适当做些手势,但动作不要过大,更不要手舞足蹈,不要用手指指人。与人谈话时,不宜与对方离得太远,但也不要离得过近,不要拉拉扯扯,拍拍打打。谈话时不要唾沫四溅。

2. 参加别人谈话要先打招呼,别人在个别谈话,不要凑前旁听。

3. 在交际场合,自己讲话要给别人发表意见的机会,别人说话,也应适时发表个人看法。要善于聆听对方谈话,不轻易打断别人的发言。一般不提与谈话内容无关的问题。如对方谈到一些不便谈论的问题,不对此轻易表态,可转移话题。在相互交谈时,应目光对视对方,以表专心。对方发言时,不左顾右盼,心不在焉,或注视别处,显出不耐烦的样子,也不要老看手表,或做出伸懒腰,玩东西等漫不经心的动作。

4. 谈话的内容一般不要涉及疾病,死亡等不愉快的事情,不谈一些荒诞离奇,耸人听闻,黄色淫秽的事情。一般不询问妇女的年龄,婚否,不径直询问对方哪个履历,工资收入,家庭财产,衣饰价格等私人生活方面的问题。对方不愿回答的问题不要追问,不究根问底。对方反感的问题应表示歉意,或立即转移话题,也不要随便议论宗教问题。

5. 谈话中要使用礼貌语言。

(三)参加宴请的礼节

接到宴会邀请(无论是请柬或邀请信),能否出席要尽早答复对方,以便主人安排。一般来说,对注有“R.S.V. P.”(请答复)字样的,无论出席与否,均应迅速答复。

1. 掌握出席时间

出席宴请活动,抵达时间迟早,逗留时间长短,在一定程度上反映对主人的尊重。

2. 赠花

参加他国庆祝活动,可以按照当地习惯以及两国关系,赠送花束或花篮。

3. 入座

应邀出席宴请活动,应听从主人安排。如邻座是年长者或妇女,应主动协助他们先坐下。

4. 进餐

入座后,主人招呼,即开始进餐。

取菜时,不要盛得过多。盘中食物吃完后,如不够,可以再取。

吃东西要文雅。闭嘴咀嚼,吃东西不要发出声音。

吃剩的菜,用过的餐具牙签,都应放在盘内,不放在桌上。

嘴内有食物时,切勿说话。

剔牙时,用手或餐巾遮口。

5. 交谈

无论是作为主人,陪客或宾客,都应与同桌的人交谈,特别是左右邻座。不要只同几个熟人或只同一两人说话。邻座如不认识,可先自我介绍。

6.祝酒

作为主宾,参加外国举行的宴请,应了解对方祝酒习惯,即为何人祝酒,何时祝酒等,以便作必要的准备。碰杯时,主人和主宾先碰,人多同时举杯示意,不一定碰杯。碰杯时,要目视对方致意。

7.宽衣

在社交场合,无论天气如何炎热,不能当众解开钮扣脱下衣服。小型便宴,如主人请客人宽衣,男宾不可脱下外衣搭在椅背上。

8.喝茶或咖啡

喝茶喝咖啡,如愿加牛奶白糖,可自取加入杯中,用小茶匙搅拌后,茶匙仍放回小碟内。通常,牛奶白糖均用单独器皿盛放。喝时,右手拿杯把,左手拿小碟。

9.餐具的使用

中餐的餐具主要是碗筷,西餐则是刀叉、盘子。通常宴请外国人吃中餐,亦以中餐西吃为多,既摆碗筷又设刀叉。刀叉的使用是右手持刀,左手持叉,将食物切成小块,然后用叉送入嘴内。欧洲人使用时不换手,即从切割到取食均以左手持叉。美国人则切割后,把刀放下,右手持叉送食入口。就餐时,按刀叉顺序由外往里取用。每道菜吃完后,刀叉并拢排放盘内,以示吃完。如未吃完,则摆成八字或交叉摆,刀口应向内。


                         第三章 外事接待计划

() 接待计划的草拟

接待计划是外事接待工作的重要文字依据,是参与接待的各部门及相关成员都必须遵循的指令性文件,在接待工作中起着规划,指导,沟通,协调的作用。因此,为了保证外事接待工作的顺利进行,在外宾来访前,接待单位应认真细致的制定好接待计划。

(二)接待计划的依据

制定外事计划要贯彻中央外事方针政策,其依据一般有两种:一是对本部门本单位邀请的团,组或个人,要根据访问的目的,来宾的国别,职务和对会谈会见,参观旅游等活动的具体要求,结合我方的实际情况,制定接待方案。二是上级有关部门指派或有关部门及其对口单位委托接待的团,组,个人,应根据上级或者有关部门的安排,部署和要求,结合地方的实际情况,制定出周密,完善,可行的接待计划。

(三)接待计划的基本格式

接待计划一般为文字计划和表格计划两种格式。重要团,组合人员来访,或活动内容较为复杂,应拟文字计划。如系一般人员,活动内容又较简单,也可采用表格计划。经常接待外宾的单位,可根据本单位实际情况,制定自己的表格计划。

(四)接待计划的报批

接待重要外宾团组,需要本地党委,人大,政府,政协领导出席相关接待活动时,接待计划须经批准。

(五)接待计划的基本内容

接待计划一般应包括来访者的基本情况,礼仪活动安排,生活安排等几个部分。

来访者的基本情况一般应写在导语部分。应写明来访者的国籍,代表团名称,主宾姓名,人数,抵离日期,交通工具,来访目的以及我方的接待方针。这是接待方案的重要组成部分,要力求语言简练,精确。

礼仪活动安排部分应逐项写明迎送,会谈,会见,宴请,晚会,参与游览活动的具体情况及要求。要明确我方各项礼仪活动的主要成员,活动时间,地点等。

如遇外国政要或外国重要外宾来访,根据规定,接待计划中要注明给与免检或免验礼遇。

生活安排部分,要注明客人下榻的宾馆,依不同身份安排住何种等级的房间,乘坐何种车辆等。

如遇外宾在生活上有特殊要求,也应在这部分反映出来。例如伊斯兰教国家的客人来访,在日常伙食一项上就需注明清真

除上述三部分外,接待方案中还要明确接待费用由谁承担,如公费,自费等。

根据接待规格,如需安排新闻报道,也应在方案中写明。

安全保卫是外事接待中的一项重要工作,接待方案中也应包括这方面的内容。如果有特殊要求,可写由公安部门协助安排

(六)接待计划的附件

除正式接待计划外,还需准备好必要的附件材料,作为接待方案的补充,供领导和参与接待的人员参考。附件材料应包括外宾名单,活动日程,代表团所属国家简况及我省交流合作项目,重要互访情况等。此外,应尽可能提供团长简历。

重要的接待任务还必须起草有关礼仪活动的具体方案,如会见,会谈,宴请,签字仪式,晚会,剪彩和领导谈话要点等材料。

(七)拟制接待计划的注意事项

制定接待计划是一件很严肃的工作,必须有认真负责的精神和严肃细致的工作态度。必须注意以下几点:

要树立外事工作为国家外交大局服务和地方经济发展服务的思想,力争每次接待都能达到一定的目的。因此,制定接待计划要有目的性和针对性,事前多与有关部门或地区协商,统一认识。

安排省政府领导会见,宴请外国国宾时,可请一位人大或政协领导同志参加。

接待发展中国家外宾时,要有目的的安排参观贫困村寨,最好是参观经过扶贫努力,贫困状况已逐步改变的村寨。使外宾对我国仍属于发展中国家有更全面地认识。

尽可能地了解外宾情况,访问目的和要求等,做到心中有数。安排外宾团组参加活动时,要注意多请示外交部,地方党委和政府。

拟制接待计划中的互动日程时,要根据外宾的访问目的和要求安排参观项目。根据我省交通情况,合理安排活动时间,地点,行车路线以及中途停车休息等。为保证外宾安全和驾驶员的休息,非特殊情况,不安排夜间长途行车。

在实施接待过程中,有时由于某些具体情况的变化而打乱原活动计划。事前应有充分准备和应急措施。无论出现何种情况,都要保证外宾安全。

如接待任务属保密性质,应按保密规定制定,发送和报批接待计划。除活动日程外,不得将我内部请示和接待计划泄漏给外国人。



 
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